1. Répondre dans la boîte de réception
Toutes les conversations arrivent dans une boîte de réception partagée. Pour chacune, vous voyez le contact, la source (publicité, site, QR code…), le conseiller responsable et l'historique.
- Filtrez : les vôtres, celles de votre équipe, celles qui attendent une réponse.
- Répondez directement : texte, photo, document, emoji, boutons de réponse rapide.
- Surveillez le compteur de la fenêtre de 24 heures : au-delà, vous ne pourrez plus répondre librement, il faudra un modèle.
2. Attribuer, transférer, noter
- Attribuez une conversation à un collègue ou à une équipe en un clic.
- Transférez avec une note interne qui explique où en est l'échange : le client n'a rien à répéter.
- Ajoutez des notes internes, invisibles du client, et des étiquettes pour classer.
3. Clore une conversation
Une conversation traitée se clôt. Elle disparaît de la file active mais reste dans l'historique du contact ; si le client réécrit, elle se rouvre. Clore régulièrement garde une file lisible et des indicateurs justes.
Voyez Walexia sur vos propres conversations.
Nous préparons une démonstration avec vos canaux, vos questions et votre organisation : 30 minutes, sans engagement.
4. Écrire à un client après 24 heures
Pour reprendre contact avec un client qui ne vous a pas écrit depuis plus de 24 heures, choisissez un modèle approuvé, remplissez ses variables (prénom, date…) et envoyez. Vérifiez auparavant que le client a accepté de recevoir vos messages.
5. Lancer une première campagne
Une campagne envoie un modèle à plusieurs contacts. Pour la première, avancez prudemment :
- Choisissez une audience de contacts qui ont accepté vos messages, et qui ont une raison d'attendre celui-ci.
- Choisissez le modèle approuvé et remplissez ses variables.
- Envoyez-vous un test pour vérifier l'affichage.
- Commencez petit : quelques dizaines ou centaines de contacts, pas toute la base.
- Suivez les réponses dans la boîte de réception et les désinscriptions dans le suivi de la campagne.
Rappelez-vous la limite d'envoi de votre portefeuille Meta (250 personnes contactées en premier par 24 heures au départ, 2 000 après vérification de l'entreprise). Voir Bonnes pratiques et la page Campagnes WhatsApp.
6. Activer l'IA, progressivement
L'agent IA répond à partir de votre base de connaissances et passe la main à l'équipe quand il le faut.
- Commencez par quelques sujets : horaires, adresses, suivi, prise de rendez-vous.
- Utilisez d'abord le mode copilote : l'assistant propose, le conseiller valide.
- Relisez chaque semaine les conversations transmises et complétez la base de connaissances.
- Présentez l'assistant comme tel au client, avec la possibilité de demander un conseiller.
Voir Walexia IA et IA ou conseiller : quand passer la main.
7. Lire le tableau de bord
Chaque semaine, regardez :
- le volume de conversations par source et par équipe ;
- le délai de première réponse, par plage horaire ;
- les leads qualifiés et leur suite (rendez-vous, ventes) ;
- les campagnes : envois, lectures, réponses, désinscriptions ;
- la satisfaction, si vous la mesurez.
Sources
Voyez Walexia sur vos propres conversations.
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